Was ist shift-pilot^®

Die Applikation shift-pilot^® dient der Personaleinsatzplanung Ihres Unternehmens. Diese Applikation ermöglicht die Planung über Schichtplan-Vorlagen (Rahmendienstplan) oder über tagesaktuelle Schichtplaneinträge.

Diese Art der Planung ist aufgrund der Organisation und Abhängigkeit der Stammdaten möglich: Die Mitarbeitenden werden Belegschaften, Schichten, Arbeitsbereichen und Standorten zugeordnet.

Tagesaktuelle Umplanungen stellen kein Problem mehr dar, denn Änderungen im Schichtplan werden umgehend verarbeitet und geprüft, sodass unzulässige Planungen sofort visuell angezeigt werden. Mitarbeiter werden über diese Änderungen per E-Mail informiert.

Des Weiteren ermöglicht shift-pilot^® dem Planenden auch Urlaube, Krankschreibungen und Freistellungen Ihrer Mitarbeitenden zu planen. Sind bereits Schichtplaneinträge vorhanden, erhält der Planende eine Rückmeldung darüber.

Feedback

Wir bitten Sie um Feedback! Sollten Ihnen Fehler, fehlende Informationen, unklare Vorgehensweisen oder Anpassungswünsche auffallen, bitten wir Sie uns diese Auffälligkeiten in unserem integrierten Feedback-Tool (orangener "Feedback"-Button rechts unten) zu dokumentieren. Selbstverständlich freuen wir uns auch über Vorschläge, wie wir unsere Applikation verbessern können: Welche Funktionen fehlen und sollten noch in unsere Applikation integriert werden?

Dieser Button ist auf jeder Ansicht vorhanden, sodass gefunden Auffälligkeiten an der richtigen Stelle dokumentiert werden können und wir diese gut nachvollziehen können. Wir bitten Sie in Ihrer Dokumentation und Beschreibung von Auffälligkeiten so präzise zu sein wie möglich.

Zum Beispiel fehlt beim Eintragen eines Urlaubs eine Übersetzung um den Mitarbeitenden per E-Mail über seinen eingetragenen Urlaub zu informieren.

Klicken Sie auf den "Feedback"-Button, öffnet sich eine Maske, wo Sie einen Kommentar hinzufügen können. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit einen Screenshot zu machen oder ein Video zu erstellen.

Wenn Sie einen Screenshot erstellen wollen, öffnet sich eine neue Übersicht mit möglichen Werkzeugen um auf die Auffälligkeit hinzuweisen.

Mithilfe von Pfeilen und Kommentaren könnte die Dokumentation Ihrer gefunden Auffälligkeit so aussehen:

Ist Ihre Screenshot-Bearbeitung abgeschlossen, klicken Sie unten auf "Screenshot hinzufügen":

Um Ihr Feedback abzuschicken, klicken Sie auf "Senden":

Das Erstellen von Videos eignet sich vor allem dann, wenn Sie fehlerhafte Prozesse dokumentieren wollen. Klicken Sie bitte dazu im Feedback-Menü auf "Bildschirm aufnehmen":

Im nächsten Schritt klicken Sie auf "Rec" um die Aufnahme zu starten:

Jetzt können Sie die Fehlerkette noch einmal Schritt für Schritt durchführen, während Sie den Ablauf aufzeichnen. Danach beenden Sie die Aufnahme und senden das Feedback ab.

Hauptmenü

	Schichtplan: Die Hauptansicht von shift-pilot® stellt die Planung der einzelnen Standorte bzw. der einzelnen Mitarbeiter dar.
	Urlaub: Der Urlaubskalender zeigt die Mitarbeitenden an, für die ein Urlaub eingetragen wurde. Auf dieser Seite können auch neue Urlaube eingetragen werden.
	Arbeitsunfähigkeit: Der Kalender zeigt die Mitarbeitenden an, die aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit nicht eingeplant werden können. Auf dieser Seite können auch neue Arbeitsunfähigkeiten eingetragen werden.
	Schichtplan-Vorlagen: Über diesen Button gelangt der Planer zu den Schichtplan-Vorlagen, wo neue Vorlagen für einen Standort erstellt werden können. Mit diesen Schichtplan-Vorlagen können Mitarbeitende über einen längeren Zeitraum eingeplant werden.
	Mitarbeiter: Hier können die Mitarbeitenden erstellt, bearbeitet, verwaltet und gelöscht werden.
	Belegschaft: Hier können die Belegschaften erstellt, bearbeitet, verwaltet und gelöscht werden.
	Schichten: Hier können die Schichten erstellt, bearbeitet, verwaltet und gelöscht werden.
	Arbeitsbereiche: Hier können die Arbeitsbereiche erstellt, bearbeitet, verwaltet und gelöscht werden.
	Standorte: Hier können die Standorte erstellt, bearbeitet, verwaltet und gelöscht werden.
	Hilfe-Seite: Abhängig davon, auf welcher Ansicht sich der Planende im Augenblick befindet, öffnet sich um unteren Rand eine Hilfe-Seite. Hier kann sich der Planende zum aktuellen Themengebiet informieren, falls er gerade nicht weiterweiß. Die Seite befindet sich aktuell noch im Aufbau.

Organisation der Daten

Das Grundgerüst von shift-pilot^® bilden die sogenannten Stammdaten. Diese bestehen aus den folgenden fünf Datensätzen:

• 1. Belegschaft: Qualifikation und Status der Mitarbeitenden
• 2. Schichten: Arbeitszeiten von Belegschaftsmitarbeitern
• 3. Arbeitsbereiche: Spezialgebiete, Fachbereiche, Abteilungen, Stationen, Arbeitsumfelder
• 4. Standorte: Orteinheit, z.B.: ein Unternehmen, eine Praxis bzw. eine Dienststelle eines Verbunds mehrerer Unternehmen
• 5. Mitarbeiter: Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin des Unternehmens

Diese Unternehmensdaten bilden den Ausgangspunkt der Planung der Mitarbeitenden im Schichtplan, in den Schichtplan-Vorlagen sowie bei der Urlaubsplanung, Krankschreibung und Freistellung. Die Abhängigkeit der Stammdaten untereinander gewährleistet, dass Mitarbeitende entsprechend ihrer Qualifikation, ihrer vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden und dem richtigen Standort eingeplant werden können.

Um die richtige Planung Ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten, müssen die Stammdaten in der richtigen Reihenfolge erstellt bzw. verwaltet werden. Damit Mitarbeitende richtig eingeplant werden können, müssen zuvor die anderen vier Stammdaten verfügbar sein. Das bedeutet, dass zunächst die unterschiedlichen Belegschaften definiert werden müssen. Hat man die Schichten definiert, werden diesen Schichten die einzelnen dort arbeitenden Belegschaften zugewiesen. Den Arbeitsbereichen werden die dort verfügbaren Schichten zugewiesen, während den Standorten die dort verfügbaren Arbeitsbereiche zugeteilt werden. Auf diese Weise kann der Mitarbeitende schließlich mit seinen Zugehörigkeiten in einer Belegschaft, in ein oder mehreren Schichten, Arbeitsbereichen und Standorten eingeteilt werden. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende, im Gegensatz zur Belegschaft, mehreren Schichten, Arbeitsbereichen und Standorten zugewiesen werden können. Jeder Mitarbeiter bzw. Jede Mitarbeiterin kann entsprechend der Profession nur einer Belegschaft zugewiesen werden.

Ihre Mitarbeitenden können jetzt anhand Ihrer zuvor definierten Belegschafts-, Schicht-, Arbeitsbereich- und Standort-Zugehörigkeit dann in der Schichtplan-Vorlage oder im Schichtplan an einem oder mehreren Tagen eingeplant werden. Gleichermaßen sorgt die Organisation der Stammdaten dafür, dass beispielsweise beim Eintragen einer neuen Arbeitsunfähigkeit oder eines Urlaubs, dass dieser Mitarbeitende an den entsprechenden Tagen aus den Schichten, Arbeitsbereichen und Standorten des Schichtplans entfernt werden.

Ein weiterer Vorteil der Stammdaten-Organisation besteht darin, dass der Planende umgehend darüber informiert wird, wenn Mitarbeitende nicht eingeplant werden können. Befindet sich ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin im Urlaub oder ist er/sie in zwei Schichten eingeteilt, die sich zeitlich überschneiden oder werden seine/ihre vertraglich vereinbarten Wochenarbeitsstunden überschritten, erhält der Planende eine Rückmeldung, dass die Planung nicht zulässig ist und angepasst werden muss. Mehr zu den Fehlermeldungen und Kollisionen erfahren Sie in Kapitel 5.

Planung von Mitarbeitenden

Die Planung Ihrer Mitarbeitenden kann über Schichtplan-Vorlagen und über den Schichtplan erfolgen. Schichtplan-Vorlagen sind, wie der Name bereits sagt, Vorlagen. Schichtplan-Vorlagen sind nicht öffentlich einsehbar und sind daher keine für Mitarbeitende bindenden Schichtpläne. Sie eignen sich optimal zum Planen längerer Zeiträume und bei der Planung von Standardbesetzungen. Schichtpläne hingegen sind für Mitarbeitende bindende Arbeitspläne, die im Kalender eingetragen werden. Im Gegensatz zu Schichtplan-Vorlagen werden hier einzelne Mitarbeiter über die Mitarbeiterplanung oder die Standortplanung direkt eingeplant.

Für die optimale Planung der Mitarbeitenden eines Standorts, empfehlen wir folgendes Vorgehen: Ein Standort wird zunächst für einen längeren Zeitraum (z.B.: ein Quartal, ein halbes Jahr) mithilfe einer Schichtplan-Vorlage geplant. Dazu werden die Mitarbeitenden über mehrere Kalenderwochen hinweg in den entsprechenden Schichten und Arbeitsbereichen eingeplant. Im nächsten Schritt wird die Vorlage für den gewünschten Zeitraum in den Schichtplan überführt. Nun können im Schichtplan für Schichten und Arbeitsbereiche tagesspezifische Anpassungen vorgenommen werden.

Planen im Schichtplan

Im Schichtplan können Mitarbeiter über die Standortplanung oder über die Mitarbeiterplanung geplant werden. Beide Planungsoptionen finden Sie auf der Hauptansicht der Applikation bzw. über den Menüpunkt “Schichtplan”:

	Standortplanung
	Mitarbeiterplanung

Standortplanung

Bei der Standortplanung werden die Mitarbeitenden anhand ihrer Belegschaft an einem bestimmten Datum über den Standort in eine Schicht eines Arbeitsbereichs direkt in den Schichtplan (ohne Vorlage) eingetragen.

Am Beispiel der Planung des 2. Quartals 2022 fehlt noch Freitag, der 01.04.2022:

Über das “+”-Symbol können die zur Verfügung stehenden Mitarbeitenden eingeplant werden:

Hier müssen alle Mitarbeitenden einzeln für alle Standorte, Arbeitsbereiche, Schichten und Belegschaften eingetragen werden.

Mitarbeiterplanung

Ähnlich wie bei der Standortplanung werden die Mitarbeitenden an einem bestimmten Datum direkt im Schichtplan (ohne Vorlage) eingetragen. Allerdings erfolgt die Planungen hier über die Mitarbeitenden und nicht über den Standort.

Über das “+” Symbol öffnet sich ein Menü, in dem man den Mitarbeitenden für das ausgewählte Datum einem Standort, einem Arbeitsbereich und einer Schicht einteilen kann:

Farbgebung und Symbole

Symbole und Farben erleichtern das Planen der Mitarbeitenden und das Auffinden von Fehlern.

Farbgebung

Orange Felder kennzeichnen leere Schichtpläne:

Orangene Felder mit einem nach unten gerichtetem Pfeil zeigen, dass die Mindestkapazität dieser Schicht nicht gewährleistet ist:

Weiß-hinterlegte Felder mit orangenemm, nach unten gerichtetem Pfeil kennzeichnen, dass die Mindestkapazität dieses Arbeitsbereichs erfüllt ist:

Weiße Felder kennzeichnen eine optimale Planung eines Arbeitsbereichs mit regulären Kapazitäten von Schichten:

Weiß-hinterlegte Felder mit blauem, nach unten gerichtetem Pfeil kennzeichnen, dass die Schicht dieses Arbeitsbereichs überplant ist:

Sollte ein Mitarbeitender trotz anfallender Überstunden eingeplant werden, erscheint eine rote Anzeige:

Symbole

	Mitarbeitende mit einem präferierten Standort
	Überstunden
	Überstunden-Warnung in Schichtplan-Übersicht
	Mitarbeitender kann in diese Schicht nicht eingetragen werden, da er bereits in einer Schicht eingetragen ist, die sich mit dieser Schicht zeitlich überschneidet
	Arbeitsunfähigkeit
	Urlaub
	Freistellung

Urlaub, Arbeitsunfähigkeit und Freistellung

Neben der Planung der Mitarbeitenden im Schichtplan, ermöglicht shift-pilot^® es Ihnen auch Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten und Freistellungen zu planen.

Hilfe-Seite

Die Hilfe-Seite befindet sich aktuell noch im Aufbau.

Die Hilfe-Funktion wird per Klick auf das Hilfe-Symbol im Hauptmenü aktiviert. Der Planende erhält Informationen zu sämtlichen Funktionen in Abhängigkeit davon, auf welcher Ansicht er gerade ist.

Ist der Planende beispielsweise auf der Einzelansicht einer Schicht, erhält er Informationen, wie eine Schicht bearbeiten kann bzw. wie diese gelöscht werden kann.

Im Menü rechts kann der Planende weitere Informationen suchen und auswählen.

Stammdaten

Zugriff auf die Stammdaten Belegschaft, Schichten, Arbeitsbereiche, Standorte und Mitarbeiter bekommen Sie über das Hauptmenü. Über jeden Menüpunkt gelangen Sie zunächst auf eine Übersichtsseite, die alle verfügbaren Einträge zeigt und wo Sie auch einen neuen Eintrag hinzufügen können. Per Klick auf einen Einzeleintrag erhalten Sie weitere Informationen zu diesem Eintrag. Hier können Sie die Informationen ansehen, die Daten bearbeiten und den Eintrag löschen.

Vor dem Bearbeiten eines Eintrags muss zunächst der Button “Bearbeiten” geklickt werden, um Zugriff auf die Daten zu haben. Zu beachten ist auch, dass Änderungen nicht sofort wirksam sind, sondern erst nach einer kurzen Zeit oder erst an dem übergebenen Datum, an dem die Änderungen wirksam sein soll. In der Zwischenzeit können die Änderungen rückgängig gemacht werden.

Änderungen bzw. das Löschen von Stammdaten können Auswirkungen auf den Schichtplan und die Schichtplan-Vorlagen haben. Wird beispielsweise ein Arbeitsbereich gelöscht, dann werden alle zukünftigen bereits vorgenommenen Schichtplan-Einträge dieses Arbeitsbereichs (und den dazugehörigen Schichten und an allen Standorten, an denen diese Arbeitsbereiche vorhanden waren) gelöscht. Des Weiteren können Anpassungen von Stammdaten auch Konflikte verursachen, wenn sich beispielsweise die Dauer der Schichten verändern oder wenn sich die zugewiesenen regulären oder Mindestkapazitäten der Belegschaften einer Schicht ändern.

Mitarbeiter-View

Sämtliche Views und Funktionen sind nur für Administrierende und Planende einsehbar. Mitarbeitende haben aufgrund ihrer verminderten Zugriffsrechte keine Einsicht auf das Backend der Applikation. Die Mitarbeitenden verfügen über eine separierte Ansicht auf ihre Schichtplaneinträge.

Die Mitarbeitenden loggen sich mit ihrer E-Mail und Passwort ein und gelangen zu ihrer persönlichen Übersicht:

Mit Klick auf einen Einzeleintrag erhält man zusätzliche Informationen:

Klickt der Mitarbeitende auf seinen Namen kann er seinen hinterlegten Informationen einsehen: